Prompt pour faire un devis : le modèle complet à copier

Pour obtenir un devis utilisable, donnez à l'assistant trois choses : qui vous êtes (en restant anonyme si vous le souhaitez), la liste de vos postes avec vos propres prix, et le format exact que vous voulez en sortie. Le prompt ci-dessous fait tout cela d'un coup. L'assistant met en forme, reformule et signale les oublis ; il ne fixe aucun prix.

Il s'adapte à votre métier, quel qu'il soit, et se colle tel quel dans l'assistant que vous avez l'habitude d'ouvrir.

Le prompt complet

À utiliser quand vous connaissez déjà le contenu de la prestation et vos tarifs, et que vous voulez un document propre à reporter dans votre logiciel de devis.

Tu es l'assistant administratif d'une entreprise de [métier : ex. traiteur, plombier, graphiste, organisme de formation].
Ton rôle : mettre en forme un devis clair à partir des informations que je te donne. Tu ne proposes aucun prix et tu n'inventes aucune quantité.

Contexte :
- Mon entreprise : [forme juridique], [ville]. Client : [particulier / professionnel].
- Objet de la prestation : [une phrase]
- Lieu et date prévue d'exécution : [lieu], [période]
- Postes, quantités et prix unitaires HT que j'ai fixés :
  [poste 1 ; quantité ; unité ; prix unitaire HT]
  [poste 2 ; quantité ; unité ; prix unitaire HT]
- Taux de TVA applicable : [taux, ou « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »]
- Conditions : acompte de [x] % à la signature, solde [à quelle date ou à quel événement], durée de validité [x] jours.

Tâche :
1. Présente le devis en tableau : désignation, quantité, unité, prix unitaire HT, total HT par ligne.
2. Calcule le total HT, la TVA et le total TTC, en montrant le calcul ligne par ligne.
3. Rédige pour chaque poste une désignation compréhensible par un client non spécialiste (une ou deux phrases).
4. Ajoute un bloc « Conditions » avec les éléments que je t'ai donnés, sans en ajouter d'autres.
5. Termine par la liste des informations qui manquent pour que le devis soit complet.

Contraintes : vouvoiement, phrases courtes, aucun superlatif commercial, aucun prix que je n'ai pas donné.
Si une information te manque pour un poste, écris [À COMPLÉTER] et pose-moi la question à la fin.

À vérifier dans la réponse :

• Refaites chaque multiplication et chaque total avec votre calculatrice ou votre logiciel. Un assistant peut se tromper d'un chiffre en recopiant un prix ou en additionnant une longue colonne.
• Vérifiez qu'aucun poste n'a été ajouté « par logique » (un nettoyage, un déplacement, une option) sans que vous l'ayez demandé.
• Relisez les désignations : une reformulation peut élargir ce que vous promettez. « Remplacement du robinet » n'est pas « rénovation de la salle d'eau ».

Partir d'un ancien devis

Quand vous refaites souvent la même prestation, le plus rapide est de donner un ancien devis comme modèle, en ayant retiré les coordonnées du client.

Voici un devis que j'ai déjà envoyé, anonymisé : [coller le texte du devis].
Je dois faire un nouveau devis pour une prestation proche, avec ces différences :
- [différence 1 : ex. 40 couverts au lieu de 25]
- [différence 2 : ex. livraison en plus, au prix de [x] € HT]
Garde exactement la même structure et le même vocabulaire.
Modifie uniquement les lignes concernées, recalcule les totaux en montrant le calcul, et liste à la fin chaque ligne que tu as changée.

La liste des lignes changées est le point important : elle vous évite de relire tout le document pour retrouver ce qui a bougé.

Faire relire un devis avant envoi

Relis ce devis comme le ferait un client méfiant : [coller le devis].
Liste, sans réécrire le devis :
- les formulations ambiguës (ce qui est inclus ou non) ;
- les totaux qui ne correspondent pas aux lignes ;
- les éléments qui manquent pour que je puisse le signer en connaissance de cause (délai, validité, conditions de paiement, ce qui se passe en cas d'imprévu).
Classe tes remarques de la plus grave à la moins grave.

Les informations à donner à l'assistant

Certaines activités ont une liste de mentions imposée. Pour les travaux et le dépannage dans le bâtiment, la fiche officielle de Service Public Entreprendre exige notamment la date, le lieu d'exécution, le décompte détaillé de chaque prestation, le taux horaire de main-d'œuvre TTC, les frais de déplacement, les totaux HT et TTC, la durée de validité et la mention « gratuit » ou « payant ». La page mentions obligatoires d'un devis détaille ces règles. Pensez aussi que le devis accepté servira de base à la facture, dont les mentions sont listées sur la même plateforme officielle (numéro, date de règlement, taux des pénalités de retard…).

Ce que l'assistant ne sait pas de votre entreprise

Selon votre assistant et vos réglages, il peut ne pas connaître votre grille tarifaire, vos conditions générales ni les devis que vous avez déjà faits : il faut parfois tout lui recoller. Gardez ces éléments dans un document prêt à coller en début de conversation. Et si vous réfléchissez à un outil d'IA pour toute l'entreprise, vous pouvez découvrir ALMA, la plateforme IA pour PME éditée par IArche.

Dans tous les cas, gardez en tête la recommandation de la CNIL aux organismes qui utilisent une IA générative : ne jamais reprendre une réponse telle quelle, car l'outil peut produire des erreurs qui ont l'air justes. Pour un devis, cela veut dire relire chaque ligne et refaire chaque total. Et inutile de lui donner le nom ou le téléphone du client : un repère comme « [CLIENT] » suffit à la rédaction.