Mail d'envoi de devis : prompts pour un message qui se lit

Le mail d'envoi d'un devis a un seul rôle : faire en sorte que le client ouvre la pièce jointe, comprenne l'essentiel en trois lignes et sache comment donner son accord. Il ne répète pas le devis. Les prompts ci-dessous produisent ce mail en partant du devis lui-même, pour que les montants et les dates soient les bons.

Le prompt de base

Tu es l'assistant d'une entreprise de [métier]. Rédige le mail d'envoi de ce devis.

Éléments du devis : numéro [numéro], objet [objet], total TTC [montant], durée de validité jusqu'au [JJ/MM/AAAA], date d'exécution prévue [période], acompte [x] % à la signature (ou aucun).
Ce que le client m'a dit au rendez-vous ou par téléphone : [ex. veut une date avant l'été, hésite sur le matériau].

Structure :
1. Objet du mail : « Devis n° [numéro] — [objet] ».
2. Une phrase de remerciement pour la demande, sans formule toute faite.
3. Un résumé en trois puces : ce qui est prévu, le montant TTC, la date possible.
4. Une phrase qui reprend ce que le client m'a dit, pour montrer que le devis en tient compte.
5. Comment donner son accord : signer avec la mention « bon pour accord », et me retourner le devis [par mail scanné / via le lien de signature / en main propre].
6. Une proposition d'appel pour toute question.

Contraintes : 130 mots au plus hors objet, vouvoiement, aucun superlatif, aucun montant différent de ceux que je t'ai donnés.

À vérifier dans la réponse :

• Les montants et les dates du mail sont identiques à ceux du devis. C'est l'erreur la plus fréquente et la plus gênante.
• L'assistant n'a pas promis une date « garantie » si votre devis dit « date prévue ».
• La phrase sur ce que le client a dit doit être fidèle : une reformulation peut lui prêter une demande qu'il n'a pas faite.

Variante pour un acheteur professionnel

Même mail, mais pour un acheteur professionnel qui va comparer plusieurs offres.
Ajoute : le délai de paiement prévu, les éléments joints (devis, conditions générales, attestation d'assurance si je l'indique), et une ligne sur la personne à contacter pour les questions techniques.
Ton sobre, 150 mots au plus, aucune formule d'enthousiasme.

Variante pour un devis à options

Mon devis contient une formule de base à [montant] € TTC et [nombre] options : [intitulés et prix].
Rédige le mail d'envoi en présentant la base en une phrase, puis les options en une puce chacune avec leur prix et ce qu'elles apportent, en 12 mots au plus par puce.
Explique comment indiquer les options retenues : cocher les cases et écrire le total retenu à côté de la signature.

La construction du devis lui-même est détaillée dans présenter des options dans un devis.

Le support et la signature : ce qu'il faut savoir

Pour les dépannages, réparations et entretiens du bâtiment chez un particulier, l'Institut national de la consommation (INC) indique que, depuis le 01/04/2017, le devis est transmis sur papier ou sur un autre support durable avec l'accord du consommateur. La fiche Service Public sur les devis de travaux ajoute qu'un contrat électronique est possible si le destinataire a accepté ce moyen, que le client écrit « bon pour travaux » ou « bon pour accord » avant sa signature, et que chaque signataire reçoit un original daté et signé.

En pratique, pour un particulier : demandez son accord pour l'envoi par mail avant de l'envoyer, et gardez la trace de cet accord (un SMS ou un mail suffit à le retrouver).

Le SMS qui accompagne le mail

Beaucoup de clients voient un SMS avant un mail.

Rédige un SMS de 200 caractères au plus pour prévenir le client que son devis n° [numéro] vient de partir par mail à l'adresse qu'il m'a donnée, avec une invitation à vérifier ses courriers indésirables s'il ne le voit pas.
Pas de lien, pas de montant.

Les erreurs d'un mail d'envoi

Si le client ne répond pas, les prompts de relance d'un devis prennent le relais.